4 contre-indications à installer Google Drive pour votre entreprise

L’essor de la technologie et d’internet s’accompagne de nombreuses innovations très utiles pour améliorer la performance administrative de l’entreprise.

Parmi ces nouveautés, on peut citer Google Drive, un service de stockage et de partage de fichiers dans le Cloud, lancé par la société Google. Il permet de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, des formulaires, etc. Il sert à synchroniser, partager et modifier les données entre plusieurs ordinateurs et/ou utilisateurs.

Si cet outil de travail collaboratif représente une alternative peu coûteuse et adaptée au besoin de chacun, il implique également des risques importants. Il est donc prépondérant de ne pas négliger ces dangers et insuffisances.

Pour les personnes qui débutent avec Google Drive, il est important de connaître ces risques afin de prendre les précautions. Quelles sont les insuffisances de Google Drive ?

1- Les données sont stockées sur un serveur Google

Google Drive est un outil qui héberge de nombreuses informations qui peuvent se révéler extrêmement utiles et performantes pour l’organisation des entreprises. Ces données ne sont pas conservées dans la mémoire de l’ordinateur ou du Smartphone, mais sur un puissant serveur internet.

Cette externalisation d’information fait que les données stockées sont vulnérables, elles sont potentiellement piratables.

Dans un souci de rigueur et d’amélioration continue, les utilisateurs doivent comprendre que cet outil de travail regroupe un très grand nombre d’informations, ce qui intéresse particulièrement les hackers.

Même si les données importées sur le serveur Google sont sécurisées, il est préférable de ne pas mettre de documentation confidentielle (innovation, R&D…).

Soyez extrêmement prudent lors d’importation d’un fichier ou d’un dossier dans Google Drive. Vous devez faire très attention à vos données sur la toile.

2- Un mode hors connexion trop compliqué

Google Drive propose un mode hors connexion pour visionner et travailler sur ses documents sans accès au réseau Internet.

Le mode hors-ligne est toutefois limité, ce qui signifie que si vous travaillez dans un endroit où la connexion n’est pas bonne (train, avion, campagne…), il est important de bien s’organiser.

Vous devez installer un plug-in Google Chrome, ensuite activer le mode hors connexion dans Google Docs et enfin modifier le fichier qui se synchronisera en ligne lors de la prochaine connexion à internet, ce qui n’est pas transparent. Cette fonctionnalité est encore trop compliquée, c’est la raison pour laquelle de nombreux utilisateurs préfèrent ne pas l’utiliser pour l’instant.

3- L’utilisateur est tributaire des modifications de Google

Autre contrainte de taille, si le logiciel se met à ralentir pour une raison inconnue, les utilisateurs n’ont aucun moyen d’intervenir. Autrement, ils sont tributaires des modifications de Google. Même si les changements sont progressifs et peu nombreux, les utilisateurs sont obligés de s’adapter aux mises à jour du géant du Web.

Avec Google Drive, rien n’est en votre possession. Vous avez confié l’ensemble des réparations et de la gestion de vos fichiers à une poignée d’informaticiens qui sont les seuls gérants du réseau. Des modifications et évolutions sont apportées constamment et ce, en dépit du choix des utilisateurs.

4- Un design professionnel et ergonomique peu convaincant

Sur le Web, comme dans la vie de tous les jours, la première impression est toujours la bonne. Un outil de travail collaboratif doit comporter un menu clair pour attirer et convaincre ses utilisateurs.

Par contre, l’ergonomie de Google Drive est peu convaincante et demande un peu d’adaptation. Certains pointent du doigt le manque de design de cet outil, qui parfois tombe dans l’oubli à cause d’un manque de mise en valeur. En tant que modèle d’innovation, la firme de Mountain View devrait changer quelques détails pour imposer sa marque de fabrique.

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